Interne Prozesse optimieren – aber wie?

Es kann viele Gründe geben, warum Sie Ihre internen Prozesse optimieren wollen:

  • Durchlaufzeiten verkürzen
  • Manuelle Eingabe und Arbeitszeiten einsparen, Fehler verhindern
  • Mehrfache Eingabearbeit vermeiden
  • Arbeiten mit niedriger Wertschöpfung automatisieren
  • Vorgänge transparenter abwickeln
  • Prozesse genau nach Vorgabe und dokumentiert abwickeln
  • Daten in unterschiedlichen Systemen auf demselben Stand halten

Stellen Sie sich bitte folgenden "einfachen" Prozess vor:

Eine Interessenten-Mail an den Vertrieb kommt über Ihre Website im Innendienst an und soll mit Prospekten bedient werden.
  • Kostenlose Lieferung der Prospekte über Ihren Fullfillmentdienstleister
  • Anlegen eines ERP Auftrages bzw. einer Bestellung dafür
Der Interessent soll im CRM angelegt werden.
  • Anlegen mit Doublettencheck im Ihrem CRM.
  • Bei Bestandskunde:
  • Vermerken des Produktinteresses des Kunden mit Quelle
  • Anlegen einer Kontaktaktivität via "Anfrage via Website"
Außerdem möchten Sie, dass der Vertrieb den Kunden innerhalb von 3 Tagen anruft.
  • Termin/ Aufgabe im Kalender des Vertrieblers, verlinkt mit allen notwendigen Infos zum Kunden
Der Lead muss bei ihrem Vertriebspartner schnellstmöglich geschützt werden.
  • Bei Interessent: Allgemeine Kundendaten per Mail an Partner verschicken
  • Bei Bestandskunden:
  • ggf. prüfen und ggf. erweitern des Leadschutzes beantragen
  • Verarbeiten der Mailanwort des Vertriebspartners:
  • Leadschutz OK: beim Interessenten im CRM vermerken
  • Leadschutz nicht erteilt: Aufgabe im CRM für den Innendienst und automatische Mail-Info an den Vertriebler
  • Wiedervorlage/ Aufgabe mit Klärung des Leadschutzes beim Innendienst anlegen
Erinnern Sie den Vertrieb ggf. an den Anruf.
  • Aufgabe mit Wiedervorlage in Ihrem Innendienst Kalender
  • Mail-Reminder per Knopfdruck an Vertriebler nach Prüfung des Vorgangs

Soweit, so gut. Ein üblicher Prozess in dem viel manuelle Routinearbeit notwendig ist, eine handvoll Syteme beteiligt sind und bei der sich niemand wirklich den Kopf zerbrechen muss. Mit Excel und ein paar E-Mail-Vorlagen ist das auch mit Bordmitteln automatisierbar. Und doch ...

  • Können Sie diesen Prozess heute innerhalb von einer Minute abwickeln, egal ob der Innendienst im Urlaub ist, oder der neue Vertriebspartner andere Bestätigungen verschickt?
  • Und würde ein automatisierter Prozess auch weiterhin funktionieren, wenn Ihre Marketingabteilung das Webseiten-Formular ändert?
  • Sie nehmen an einer großen Messe teil. Wäre es nicht sinnvoll, Ihre Messeleads direkt aus den Leadbögen in diesen Workflow zu überführen?
Wenn in Ihrer IT bei solchen Fragen erstmal die Augenbrauen nach oben gehen, dann haben Sie ein Problem. Sie sind nicht in der Lage, schnell und kosteneffektiv auf Änderungen zu reagieren, neue Prozesse einzuführen, oder Einsparungspotentiale zu nutzen. Schade eigentlich, oder?

Sicher bieten viele Anwendungen die Möglichkeit, einzelne Prozessschritte oder ganze Prozesse innerhalb der Anwendung abzubilden, aber die eigentliche Herausforderung liegt darin - siehe oben - Ihre Prozesse systemübergreifend und vor allem über längere Zeit bei geringen Wartungskosten zu automatisieren. Prozessautomatisierung soll schließlich Geld sparen und das Leben einfacher machen.

"Das einzig Beständige ist der Wandel" vs. "Never change a running system"

Änderungen in einer vernetzten IT Umgebung sind Fakt. Meistens müssen sie sogar bei jedem und allen Systemen gleichzeitig durchgeführt werden - eine Sisyphusaufgabe, die auch noch fehleranfällig und testaufwändig ist. Hier kann Ihnen nur eine Integrations-Plattform helfen, die als zentraler Knotenpunkt alle einzelnen Systeme verbindet. Sie löst den historisch gewachsenen Jeder-mit-jedem Integrationsansatz durch einen gemanagten Informationshub ab. Jedes System hat dann anstelle von dutzenden nur noch genau eine definierte Schnittstelle. Das ist transparent und wartungsfreundlich.

Ihr Vorteil: Änderungen im Geschäftsumfeld sind dadurch auch wesentlich schneller umzusetzen, weil nur noch ein System und nicht mehr alle Systeme angepasst werden müssen.

Ein System ist mehr als nur die Summe seiner Teile, aber nur so stark wie das schwächste Teil.

Wir setzen deshalb eine Workflow Plattform ein, dies es Ihnen ermöglicht, mehrere IT-Systeme transparent und workfloworientiert hintereinander zu schalten. Anstelle einer "Gänseblümchenkette", bei der jedes System seine Daten "irgendwie" an das Nächste übergibt, setzen wir auf ein zentrales System, das die Prozessschritte zentral steuert. Damit besitzen Sie immer Transparenz, wer wie mit wem arbeitet und welcher Prozessschritt gerade abgwickelt wird.

Es ermöglicht Ihnen, einzelne Prozessschritte und Systeme einfach auszutauschen, anzupassen oder zu erweiteren, ohne dass der eigentliche Workflow unterbrochen wird. Sie erlangen damit wieder ein Stück Entscheidungsfreiheit. Ihre IT wird vom "Behinderer" zum "Enabler". Und für den gerade gescholtenen IT-Leiter: Ihr Job wird etwas einfacher und macht mehr Spass.

Als zentraler Knotenpunkt benötigt unsere Workflow Plattform natürlich möglichst viele Schnittstellen. Glücklicherweise besitzt sie bereits viele Schnittstellen für die gebräuchlichsten Systeme. Für exotische Systeme oder kundenindividuelle Systeme existiert ein Baukastensystem, mit dem wir Ihr System zielorientiert und kostengünstig einbinden können.

Nur Bits und Bytes?

Neber der reinen Technik ist auch das Prozessdesign wichtig. Es gibt gute und schlechte Ansätze, hier ist Beratung das A & O. Wir gehen dabei systematisch vor und greifen auf unsere Erfahrung aus über 10 Jahren Implementierung prozessorientierter CRM Systeme im Mittelstand zurück. Unsere Spezialität ist dabei die IT-gestützte Abbildung kundennaher Kernprozesse aus Vertrieb, Marketing und Service.

Oder auf gut Deutsch: wie hören seit 10 Jahren unseren Kunden zu. Da bleibt schon ein bisschen hängen an Erfahrung, was bei welcher Firma funktioniert und wie. Ihnen hören wir auch zu. Jetzt kombinieren Sie bitte Erfahrung mit Zuhören und technischer Expertiese: das macht aus "einer technischen Plattform" Ihr neues Werkzeug um Ihr Prozess-Potential auch auf die Strasse zu bringen.


Wenn Sie anstelle von weiteren Informationen erst einmal abklären wollen, ob Prozessautomatisierung nach ihren Vorstellungen mit angemessenen Mitteln umsetzbar ist, kann Ihnen ein Gespräch mit unserem Vertrieb den entscheidenden Impuls liefern.

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